BPOという言葉を耳にしたことがある企業担当者の方も多いのではないでしょうか？
BPOとは、企業内の業務プロセスの企画・設計から実行までを一括で外部へ委託する、アウトソーシングの一種の形態を指します。
現代社会では少子高齢化により労働者人口が減少に直面しており、労働力確保や人出不足に悩む企業担当者も多いのではないでしょうか。
そのような企業において、外部委託で一部の社内業務を運用できるBPOは、自社のリソースを既存のコア業務に配置できるメリットがあります。
そこで本記事では、BPOのメリットやデメリットも踏まえ、導入のポイントなどをわかりやすく解説いたします。
目次
BPOとは？
日本語で「業務工程外部委託」と直訳でき、企業の様々な活動で発生しうる業務プロセスの一部を、企画から戦略設計、実施までを一括で外部に委託することを指します。
主に、問い合わせ窓口や受付業務などの間接的な定型業務や、経理、秘書などの専門的な知識が求められる分野でBPOが利用されることが多いです。
冒頭でお伝えした通り、BPOは社外に一部業務を委託する方法であるため、社外リソースを活用することによって、社内のコア業務に自社のリソースを割くことができるのが一番のメリットです。
また、現代の日本は少子高齢化に直面しており、今後ますます労働力が減少していくことが推定されています。
人材不足に悩む企業も多い中で、業務をより効率的にしていきたいと考える企業にとって、BPOは会社の将来を担う一手であるといえるのではないでしょうか。
自社の人的資本という経営資源をコア業務に集中させることができるメリットがあるので、BPOは今後ますます浸透していくことが推測されています。
BPOについて更に詳しく知りたい方は以下の記事もチェックしてみてください。
BPOとは？意味やメリットから導入のポイントや注意点まで徹底解説
BPOと類語それぞれの違いとは？
中にはBPOやアウトソーシング、シェアードサービスなど似たような言葉が多く、何が違うのか疑問に思っている方も多いのではないでしょうか？
そこで、ここではBPOとその他類語との違いを解説します。
BPOとアウトソーシング
始めに、BPOとアウトソーシングの違いです。
BPOとは、社内の一部業務を一括で外部委託する事に対し、アウトソーシング（Outsourcing）とは、社内の業務の一部（単一業務）を外部に委託することを指します。
似た意味ではありますが、戦略、企画設計、実行、分析などの全ての業務プロセスを委託するのか、もしくは業務プロセスの一部を切り出して外部委託をしたり、単発で一部の業務を依頼するかが違いとなります。
アウトソーシングは社内のコア業務や戦略立ては自社で行い、ノンコア業務や非戦略的業務を一部委託する活用方法が一般的です。
一方でBPOでは、人事や経理などのバックオフィス業務やコールセンター、問い合わせ窓口などのノンコア業務を企画から運用までを一括で外部委託することを指します。
両者とも、コア業務への集中、業務の効率化を目的に行われることが多いですが、委託する範囲に違いがあります。
アウトソーシングとBPOは、どちらも自社に不足している人材やスキルを外部から調達するため、企業がコア業務に打ち込める環境を整えることができます。
アウトソーシングとBPOのどちらで運用するかは、自社の現状や業務設計を顧みた上で選択しましょう。
BPOとアウトソーシングの違いについてはこちらの記事も合わせてチェックしてみてください。
BPOとアウトソーシングの違いとは？メリットや事例も解説！
BPOとシェアードサービス
つづいて、BPOとシェアードサービスの違いをご紹介します。
シェアードサービスはBPOと同じように、自社の業務を最適化する手法の一つですが、どのような違いがあるのでしょうか？
BPOは、バックオフィス業務やコールセンター業務などを企画から実行まで一括で外部委託するのに対し、シェアードサービスはグループ企業内で業務を一拠点に集約することをいいます。
具体的には、複数のグループ企業で形成されている会社が、経理や人事、総務などのバックオフィスのコーポレート業務を一拠点に集約させることをいいます。
コーポレート業務の内容はどの企業も共通するものが多いため、グループ会社のコーポレート業務を一拠点に集約することで、拠点の維持費用の削減や、人員配置の調整を行うことができ、無駄なコスト削減が期待できます。
BPOは外部委託によって自社のコア業務へのリソース配分を最大化できることがメリットなのに対し、シェアードサービスはコスト削減と業務を集約することによる業務効率化が期待できるといえるでしょう。
BPOと下請け・外注
最後に、BPOと下請け・外注の違いを見ていきましょう。
下請けや外注は、企業内における個別の案件単位で手が足りない際、業務や納品物の作成を外部企業に依頼し、請け負ってもらうことで業務をこなしてもらうことを指します。
また、仕事を受注した企業から案件について成果物を提出するよう依頼を受け、その業務を遂行する個人（フリーランス）や、事業主のことを指すこともあります。
BPOはプロセスを一括で委託することをさしますが、下請けや外注は、成果物を作成してもらうことを目的としているため、納期や金額などで見積りを取ることが多いです。
このように、業務効率化のために業務を集約したり委託するには数多くの手段があるため、自社の状況に沿った手法を選ぶことが重要です。
BPOのメリット
本章では、改めてBPOを導入することによる、メリットを解説します。
コスト削減
メリットの一つ目は、「コストの削減が期待できること」が挙げられます。
BPOを導入することで、社内の一部の業務プロセスを一括で外部へ委託できるため、毎月かかるオフィスの賃貸料や人件費、開発費などのコストを削減できる場合があります。
例えば、一業務を遂行するためにワンフロアを借りている場合、その業務をBPOに委託することで、オフィスの賃貸料や設備にかかるランニング費用を抑えることが可能です。
また、人件費の削減にも効果的で、正規雇用の社員で業務を回すよりも、少ない金額で済む可能性があります。
バックオフィス領域の業務はノンコア業務であり定型化が可能であるので、これらをBPOに置き換えることで、バックオフィス側の人件費を削減することができます。
業務に応じて必要な分をBPOに置き換えることで、これまで固定費として計上せざるを得なかったものが、変動費として計上できるようになります。
結果的に、コスト削減を見込むことができるため、BPOはコストを削減したい企業担当者にはおすすめの方法といえるでしょう。
事業成長の加速が見込める
BPOは「事業成長の加速が見込める」メリットがあります。
BPOは、社内の業務を一括で外部委託できる方法であるため、新規事業の企画など、自社のリソースでは補いきれない分野に効果を発揮します。
自社の中核であるコア業務にはこれまで通り人材を配分しながら、BPOに委託をすることで、外部のノウハウを活かして新規事業を立ち上げることも可能です。
企画から戦略・実行、フィードバックまで外部の専門家と共に業務を推進していくため、自社で経験したことがない業務でも積極的に挑戦することができます。
また、委託先が導入しているシステムを活用しながらの業務も可能なので、自社でこれまで導入したことがないシステムのノウハウも同時に得ることができます。
自社のノウハウだけでは運用が難儀だったものにBPOを導入することで、事業成長の加速を見込むことができるでしょう。
コア業務に社内リソースを注ぐことができる
BPO導入のメリット3つ目は、「コア業務に社内リソースを配分することができる」ことです。
BPOは経理、人事などの社内における一部業務の戦略策定から企画実行、フィードバックまでを一連で外部へ委託する方法です。
故に、ルールやスケジュールが決まっているようなバックオフィス業務や、中核以外の部署のノンコア業務をBPOで委託すれば、コア業務に専念する人員の確保と時間の削減ができるでしょう。
BPOを取り入れることができれば、自社でコア業務に割けるリソースも多くなり、よりコア業務へ社内リソースを注ぐことが可能となるのです。
最新技術・ノウハウを活用できる
最後のメリットは、「最新技術やノウハウを活用できる」ことです。
BPOの委託先である業者やベンダーは、日々の業務をより効率化するために最新の技術やシステムを多く取り入れています。
例えば、経理業務の委託先は、経理業務をより効率化するためにクラウドシステムを導入しているところや、世間でトレンドとなっているペーパーレス化のノウハウを持っているところなどがあります。
これらの最新の技術やシステムをBPOに委託することで、自社の業務にも取り入れることができるので、活用することによりスムーズな業務が可能となります。
BPOのデメリットは？
取り入れるとしたら、反対にどのようなデメリットが発生しうるのでしょうか。
下記で確認していきましょう。
社内に業務ノウハウが蓄積されない
デメリットの一つ目は「社内にノウハウが蓄積されない」ことです。
BPOは自社で運用するのではなく、あくまで外部の企業に運用を任せる方法なので、自社の経験値が増えるわけではありません。
実行する中で蓄積されていったノウハウを自社にも蓄積したい場合は、委託先が行っている業務や課題、施策の共有をしてもらいながら、連携を深めていくことが重要でしょう。
社員と委託先のコミュニケーションギャップが発生する可能性がある
続いてのデメリットは、「コミュニケーションギャップが発生してしまう可能性がある」ことです。
一度、社内の業務をBPOサービス事業者へ委託すると、自社の社内業務を、社外の組織が実行している状態になります。
そのため、委託先としっかりコミュニケーションを取らないと、自社の業務であるのに、自社では進捗状況が把握できていない状態となってしまうでしょう。
また、コミュニケーションを取らず業務を進めてしまうと、改めて業務を社内へ戻す際にも引継ぎが困難になってしまいます。
BPOを導入する際は、信頼できる委託先と都度コミュニケーションを取りながら、進捗を共有しつつ業務を進行していくことが重要です。
情報漏洩の危険性がある
最後に、「情報漏洩の危険性がある」点をご紹介します。
BPOは自社の業務を他社へ依頼し、代理で行ってもらう外部委託の手法であるため、すべての業務を自社の監視下におけない可能性が高まります。
BPO業務は社内のノンコア業務を任せる企業が多く、ノンコア業務の中には自社で保有している個人情報や財務情報、企業機密情報に関わるものも存在します。
漏洩が起こらない状況を作り出すよう、双方でセキュリティ対策などをしっかりと行い、事前にコミュニケーションを取ることが重要です。
BPOが注目されている背景
しかし、双方間でコミュニケーションがとれていれば、自社へもたらすメリットも多数存在します。
現代、こうしてBPOという手法が注目されている背景に、「企業の人材不足」が挙げられます。
日本は少子高齢化に直面しており、労働人口は年々減少の一途を辿っています。
労働人口が減少すると、人材不足に悩む企業もより増加してしまうので、自社の業務を効率化し少ない人員でどれだけ業績を上げられるかが課題になります。
そこで、BPOを社内に取り入れることによって、自社のノンコア業務を外部へ委託することができれば、自社の中核となるコア業務に集中できる環境を作り出すことができます。
BPOは現代の課題に即した、人員が足りていない企業のための課題解決法であるといえます。
BPOの市場規模や将来性について詳しく知りたい方は以下の記事も合わせてチェックしてみてください。
BPO業界は今後どうなる？市場規模や将来性などを解説
BPOを選定する際のポイント
数多くあるBPO業者の中から自社に最適な業者を見つけるためには事前に確認したい内容があります。
ここでは、BPO選定の際のポイントを解説しますので、導入を検討している場合はチェックしておきましょう。
業者の得意分野とマッチしているか
一つ目は、自社でBPOを検討している業務と、業者の得意分野がマッチしているかです。
BPO業者は、対応する業務や自社の得意分野を、ホームページなどで外部公開していることが多いです。
そのため、公開されている情報を基に、自社の委託したい業務に適しているか確認しましょう。
また、一緒に業務を行っていくパートナーとして、得意分野の知識やノウハウ、これまでの実績などを考慮しながら、信頼できる相手なのか見極めることも重要です。
社内の教育が行き届いているか
続いては、BPO業者内に所属しているスタッフの教育体制は整っているか、教育が行き届いているかです。
BPO業務には、自社の個人情報、機密情報が含まれる場合も多く、万が一これらが漏洩してしまった際は自社の責任になってしまいます。
情報が漏洩してしまっては、今後上場を目指している企業はもちろんのこと、新規事業などにも影響を与えかねません。
ノンコア業務であるものの自社にとって重要な業務の一部を委託をすることになるため、まずは業者がスタッフへセキュリティ対応などの教育を行っているかや、取引先が情報管理の認証を取得しているかなども、選択の上で重要な判断基準の一つです。
自社へノウハウを蓄積してくれる委託先か
最後に、ノウハウを自社へ蓄積してくれるような委託先であるかです。
BPOを行う場合、業者が業務で行った施策に対して、適切に進捗状況やノウハウの共有を行ってくれるかどうかもポイントになります。
BPOを導入する際は、信頼できる委託先と都度コミュニケーションを取りながら、外部に任せっきりにならないよう、自社のノウハウも高めていくことが重要となります。
まとめ：動画制作はアウトソーシングで依頼するのがおすすめ
BPOは人材不足に悩む企業の最適解になる可能性も高く、導入すれば、人件費の削減や事業成長の加速なども期待できるので、自社のコア業務に打ち込めるような体制作りができます。
自社の中核を担うコア業務以外で、リソースを削減したい業務があれば、業務を委託し専門家の力を借りることで多くのメリットを得られるでしょう。
ノンコア業務の中で、自社のPRや、商品紹介などでリソースが足りていない、もしくは専門家に依頼したい企業も多いのではないでしょうか。
弊社サムシングファンでは、映像制作や動画の制作を行っています。
専門家のノウハウを借りたいとお考えの企業様や、PRに力を入れたいけれど、社内のコア業務に力を注ぎたいとお考えの企業様におすすめです。
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